Можно ли установить права доступа таким образом, чтобы менеджеры по продажам могли просматривать и редактировать информацию только о покупателях, а менеджеры по закупкам – только по поставщикам?

Дата публикации 18.08.2023

Использован релиз 11.5.10

Да, можно. Для того чтобы настроить такие права доступа, должен быть установлен флажок Ограничивать доступ на уровне записей.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример

На предприятии имеются отдел продаж и отдел закупок. В каждом отделе работает несколько менеджеров. Менеджеры по продажам работают с оптовыми клиентами, а менеджеры по закупкам – с поставщиками товаров. Менеджеры по продажам не должны видеть информацию о поставщиках товаров (условия поставок, цены, документы поставки и т. д.), а менеджеры по закупкам не должны видеть информацию о работе с клиентами (оптовыми покупателями).

Права доступа устанавливаются до уровня групп пользователей и до уровня групп партнеров.

Порядок установки прав доступа должен быть следующий:

Партнеры должны быть разделены по группам доступа партнеров: поставщики и оптовые покупатели.
Менеджеры по продажам и менеджеры по закупкам должны быть отнесены к определенным группам доступа менеджеров (группы доступа).
Должно быть определено соответствие между группами доступа менеджеров (группы доступа) и группами доступа партнеров.

Разделение партнеров по группам доступа

По условиям нашего примера необходимо разделить партнеров на две группы доступа: поставщики и оптовые покупатели. Информация о группах доступа вводится в справочник Группы доступа партнеров (раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа). Предварительно необходимо включить использование групп доступа партнеров.

Список групп доступа, на которые разделяются партнеры

Для каждого партнера необходимо определить, к какой группе доступа он относится.

Указание, к какой группе доступа относится партнер

Для установки группы доступа можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов.

В списке партнеров (клиентов) нужно выполнить следующие действия:

Отобрать тех клиентов, которые должны относиться к оптовым покупателям.
Отметить этих клиентов, используя стандартные возможности «1С:Предприятия 8».
Используя контекстное меню, выбрать пункт Изменить выделенные.

Вызов команды для установки группы доступа

В появившемся диалоговом окне Групповое изменение объектов нужно установить флажок в поле Группа доступа и указать нужную группу доступа – Оптовые покупатели.

Установка группы доступа для выделенного списка клиентов

Затем требуется нажать кнопку Изменить реквизиты. Выделенным партнерам (клиентам) будет автоматически присвоена группа доступа Оптовые покупатели.

Аналогичным образом необходимо выделить партнеров, которые являются поставщиками, и отнести их к группе доступа Поставщики.

Совет

Для формирования списка клиентов и поставщиков удобно пользоваться соответствующими пунктами панели навигации Клиент и Поставщик в разделах Продажи (Закупки) или в разделе Главное – НСИ.

Разделение менеджеров по группам доступа

Теперь необходимо определить для менеджеров по продажам и менеджеров по закупкам группы доступа.

В справочник Группы доступа (раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав) нужно ввести группы доступа Менеджеры по продажам и Менеджеры по закупкам. Для каждой группы доступа требуется указать список тех пользователей, которые относятся к этим группам. Можно указать не конкретных пользователей, а группу пользователей, например Менеджеры отдела закупок.

Разделение менеджеров (пользователей) по группам доступа

При указании группы Менеджеры отдела закупок для всех сотрудников, входящих в отдел закупок, будет определена одна и та же группа доступа. Список сотрудников, входящих в группу доступа Менеджеры отдела закупок, будет автоматически обновляться при изменении состава пользователей в группе. То есть если мы примем на работу нового менеджера по закупкам, то его будет достаточно добавить в списке пользователей в группу Менеджеры по закупкам, и для него автоматически будут определены те права, которые были заданы для менеджеров по закупкам.

Информацию об ограничении прав доступа по конкретным группам партнеров будем устанавливать на странице Ограничения доступа. Ограничения прав доступа могут устанавливаться по видам доступа, определенным для профиля, который указан для группы доступа пользователей. Давайте проверим, есть ли в списке видов доступа для профилей менеджера по закупкам и менеджера по продажам возможность ограничения доступа по группам партнеров.

Для этого нужно открыть профиль групп доступа Менеджер по закупкам.

Список разрешенных ограничений по видам доступа в профиле

В списке видов доступа присутствует информация о возможности использования ограничения по виду доступа Группы партнеров. Это означает, что для пользователей или группы доступа пользователей, для которых определен профиль групп доступа Менеджер по закупкам, можно разделять права доступа по конкретным группам партнеров.

Аналогичным образом следует проверить, что в группе доступа Менеджер по продажам присутствует возможность ограничения по виду доступа Группа партнеров.

Следует отметить, что в данном списке присутствуют и другие виды доступа: по организациям, кассам, складам, типам цен и т. д. Таким образом, мы можем ограничивать и права доступа в разрезе конкретных организаций, складов, типов цен и т. д. Настройка ограничений прав доступа производится так же, как и по группам партнеров. Например, с помощью установки ограничений прав доступа по видам цен мы можем запретить менеджерам по продажам просматривать закупочные цены, а менеджерам по закупкам – просматривать цены продажи.

Установка прав доступа менеджеров по работе с группой партнеров

Информация о том, с партнерами какой группы должны работать те или иные менеджеры, задается в карточке группы доступа менеджеров по закупкам и менеджеров по продажам.

Для менеджеров отдела закупок в качестве группы партнеров, с которой им разрешено работать, нужно указать группу Поставщики.

Указание группы, с которой будут работать менеджеры по закупкам

Для менеджеров отдела продаж в качестве разрешенной группы доступа партнеров следует установить группу партнеров Оптовые покупатели.

Указание группы, с которой будут работать менеджеры по продажам

После установки этих ограничений в правах доступа пользователи, которые относятся к группе доступа Менеджеры по продажам, в списке партнеров будут видеть только тех партнеров, для которых указана группа Оптовые покупатели. В списке документов и отчетах они будут видеть информацию только по тем партнерам, которые относятся к данной группе партнеров. То есть в списках будут отображаться заказы клиентов, реализации товаров и услуг и другие доступные менеджерам по продажам документы с ограничением по группе Оптовые покупатели.

Мы показали один из примеров установки ограничений прав доступа. Следует отметить, что для одной группы доступа можно одновременно установить множество ограничений по различным видам доступа. Например, для менеджеров по продажам кроме ограничений на конкретную группу партнеров можно установить дополнительное ограничение на оформление и просмотр документов конкретной организации.